"Die DSAG ist ein Mitmach-Verein"


Seit dem Jahr 2004 ist Dr. Mario Günter Geschäftsführer der DSAG in Walldorf. Zuvor war er vier Jahre lang hauptberuflicher Leiter der DSAG-Geschäftsstelle. Mit ihr hat er Erfolge gefeiert, wie die durch die DSAG erwirkte Wartungsverlängerung für SAP-R/3-Kunden, die Rücknahme des verpflichtenden Enterprise Supports zugunsten eines optionalen Wartungsmodells, die Einführung eines Lizenzmodells für die SAP Business Suite von HANA und die Sicherung des SAP-Personalwesens (SAP HCM) als Bestandteil von S/4HANA On-Premise. Im Interview spricht er über die rasante Entwicklung der DSAG und bietet einen Ausblick auf die kommenden Jahre.


Was waren für Sie persönlich Höhepunkte in der Geschichte der DSAG?


Dr. Mario Günter: Über all die Jahre hinweg hat mich immer wieder begeistert, welche Synergien aus der Zusammenarbeit von haupt- und ehrenamtlichen Mitgliedern entstehen und die DSAG vorantreiben. Trotz Vorstandswechseln und großer Heterogenität – denn schließlich kommen alle Vorstände aus ganz unterschiedlichen Unternehmen und haben verschiedene Hintergründe – ist es immer gelungen, binnen kürzester Zeit zusammenzuwachsen, gemeinsame Ziele zu definieren und an einem Strang zu ziehen.



Worauf fußt der Erfolg der DSAG?


Dr. Mario Günter: Die DSAG ist ein Mitmach-Verein, kein „Vorturn“-Verein. Je aktiver die Gemeinschaft der mittlerweile über 60.000 Mitgliedspersonen agiert, desto besser wird die DSAG als Ganzes. Dass wir damit in der Vergangenheit nicht schlecht gefahren sind, zeigt auch die Tatsache, dass wir 20 Jahre DSAG feiern.

Dr. Mario Günter

Geschäftsführer Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V.

Worin sehen Sie Entwicklungspotenzial für die DSAG?


Dr. Mario Günter: Entwicklungspotenzial sehe ich zum einen im Hinblick auf die Intensivierung unserer Partnerschaft mit der SAP. Zum anderen sollten wir in Zukunft noch intensiver mit anderen Verbänden im IT-Umfeld kooperieren und uns noch stärker bei übergreifenden Themen wie Transformation, Digitalisierung und Industrie 4.0 positionieren. Wir müssen über den SAP-Tellerrand hinausgehen, dürfen nicht im Alten verharren. Es ist wichtig, dass wir neue Felder erschließen. Doch dabei dürfen wir natürlich auch nicht das Wichtigste vergessen: Die DSAG muss für ihre Mitglieder attraktiv bleiben, einen Mehrwert bieten. Diesen Mehrwert wollen wir kontinuierlich vergrößern.


Und wie können sich Mitglieder in die DSAG einbringen?


Dr. Mario Günter: Jedes Mitglied ist aufgerufen, Vorschläge zu unterbreiten, sich noch stärker aktiv zu beteiligen, sei es an Arbeitskreis- und Arbeitsgruppen-Veranstaltungen, an Webinaren, Thementagen, den Technologietagen oder dem Jahreskongress. Oder sich online im DSAGNet mit anderen Mitgliedern auszutauschen, Themenvorschläge voranzutreiben oder selbst einzubringen.


Welche Themen werden künftig die Arbeit der DSAG maßgeblich prägen?


Dr. Mario Günter: Eine der größten Veränderungen durchlaufen wir aktuell mit der digitalen Transformation. Keine Abteilung wird die damit verbundenen Herausforderungen alleine bewältigen können. Und auch die aktuellen Diskussionen um S/4HANA und Industrie 4.0 werden uns wohl noch eine Zeit lang beschäftigen. Viele unserer Mitgliedsunternehmen fragen sich, was da auf sie zukommt. Wir bieten ihnen in Zeiten solcher Ungewissheit die Möglichkeit, sich auszutauschen. Dieser Austausch mit anderen DSAG-Mitgliedern ist ein echter Gewinn und bietet einen Mehrwert, um tagesaktuelle und zukunftsorientierte SAP-Themen einzuschätzen, sie zu positionieren und sie proaktiv voranzutreiben.


Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit mit SAP?


Dr. Mario Günter: Es ist im Grunde bei jedem neuen Thema eine neue inhaltliche Zusammenarbeit. Immer wieder setzen wir uns gemeinsam mit SAP mit den vielfältigen Herausforderungen auseinander. Unsere Gremien, vom Vorstand über die Arbeitskreise bis zu den Arbeits- und Themengruppen tragen mit ihrem Engagement dazu bei, dass SAP die Anforderungen der Anwender erkennt und entsprechend umsetzen kann. In der Zusammenarbeit sind sicherlich noch nicht alle Potenziale gehoben, doch wir haben mit der SAP einen klar definierten Handlungsrahmen. Dieser und das überdurchschnittliche Engagement unserer Mitglieder und der SAP-Ansprechpartner sind Basis für die zahlreichen Erfolge, die wir Jahr für Jahr gemeinsam erzielen.


Was wünschen Sie sich für die kommenden 20 Jahre DSAG?


Dr. Mario Günter: Als DSAG möchten wir, dass unsere Mitglieder für sich und ihr Unternehmen das Maximale aus ihrer DSAG-Mitgliedschaft herausholen. Deshalb wünsche ich mir, dass sich unsere Mitglieder künftig weiterhin aktiv einbringen. Dass sie ihren Kollegen in der IT-Abteilung und in den Fachbereichen vermitteln, welche zahlreichen Möglichkeiten sich bei der DSAG bieten – jenseits allen hierarchischen Denkens. Mit klugen Köpfen aus den Reihen der Mitglieder, die bereit sind, Verantwortung zu übernehmen, können wir viel bewegen.


"Die Einführung von SAP Business ByDesign war ein Meilenstein"


Als erste Mitarbeiterin der DSAG-Geschäftsstelle hat Karin Michenfelder, Leiterin für Finanz- und Personalwesen, die Entwicklung der DSAG zu einer der weltweit größten SAP-Anwendergruppen hautnah miterlebt. Doch nicht nur die DSAG ist gewachsen – auch in der Finanzbuchhaltung hat sich über die Jahre hinweg einiges getan.


Frau Michenfelder, wie würden Sie die Anfänge der Arbeit in der Finanzbuchhaltung beschreiben?


Karin Michenfelder: Ich erinnere mich daran, dass die Buchhaltung zu Gründungszeiten tatsächlich wie die eines Vereins ausgelegt war: Monatliche Einnahmen- und Ausgaben-Überschussrechnungen wurden mit Excel bearbeitet, sowie auch die Jahres-Einnahmen- und Ausgaben-Überschussrechnung zum 31. Dezember. Eine Bilanz wurde zu dieser Zeit noch nicht erstellt. Wir waren ein kleines Team und die Aufgabenfelder jedes einzelnen waren nicht sehr abgegrenzt, sondern gingen eher fließend ineinander über. So beinhaltete mein Aufgabenfeld nicht nur die Buchhaltung und das Personalwesen, sondern auch die Organisation und Betreuung der Arbeitskreise, Administration und die Mitgliederverwaltung.



Wann gab es hier die ersten Veränderungen?


Recht bald wurde das System für Gehaltsabrechnungen eingeführt und wir konnten die Gehaltsabrechnungen und alle dazugehörende Meldungen/Berichte digitalisieren. Weitere Änderungen gab es ab Mitte 2001. Bis zu diesem Zeitpunkt waren unsere Mitglieder in Excel erfasst. Die Mitgliedsbeitragsrechnungen wurden als Serienbrief erstellt, ausgedruckt, im Haus konfektioniert und mit der Post verschickt. Um diesen Prozess zu vereinfachen, mussten wir wesentliche Veränderungen vornehmen. 2001 wurden eine neue Homepage, das DSAGNet (Vereinsverwaltung) und ein eigenes Buchhaltungsprogramm programmiert. Seit 2002 arbeiten wir mit einem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zusammen.

Wie sahen fortan die klassischen Arbeitsabläufe aus?


Die Beitragsrechnungen konnten wir dank des neuen Buchhaltungsprogramms in einem Rechnungslauf erstellen und automatisch auf das Erlöskonto buchen. Nun konnten wir auch die Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse mit dem neuen Programm erstellen. Viele manuelle Arbeitsschritte wurden automatisiert. Den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung haben wir in 2004 mit der Umstellung auf Online-Banking vollzogen. Es brachte das Ende der manuellen Überweisungen. Bis dato wurden die Kontoauszüge zwei bis drei Mal pro Woche bei der Bank am Kontoauszugdrucker ausgedruckt und dann natürlich manuell gebucht.


Was waren Meilensteine der vergangenen Jahre in der Finanzbuchhaltung?


Unsere erste Prüfung und Zertifizierung des Halbjahres- und Jahresabschlusses durch unseren Wirtschaftsprüfer sowie die Einführung des Lexware Buchhaltungsprogramms. Das war schon ein Meilenstein. Aber auch die Aufstockung des Personals und 2005 die Gründung der DSAG Dienstleistungs GmbH, waren von großer Bedeutung. Die Einführung von SAP Business by Design in 2010 war bis dahin wohl unsere größte Entwicklung und ein echter Meilenstein.


Was hat sich mit der Einführung durch Business ByDesign verändert?


Die Bilanzen konnten wir dank Business ByDesign endlich selbst erstellen. Kontoauszüge wurden elektronisch abgerufen und ins System geladen. Viele Arbeitsabläufe wurden vereinfacht. Gleichzeit haben wir unser Controlling stark verbessert, Projektverantwortliche wurden ernannt – ebenso Teamleiter für die einzelnen Abteilungen.


Stichwort: Neues Verrechnungsmodell zum 01.01.2011 durch die Gründung der GmbH. Welche Auswirkungen hatte die Neustrukturierung?


Durch die Neustrukturierung haben wir viel gewonnen. Der Verein ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt, die GmbH schon. Das hat zu einer enormen Ergebnisverbesserung durch Steuerersparnis geführt.


Sie waren zu Anfang die einzige Mitarbeiterin der Buchhaltung. Inzwischen arbeiten vier in Ihrer Abteilung. Welche Auswirkungen hatte die Aufstockung auf die Arbeit?


Durch die Neugründung der GmbH, unser kontinuierliches Mitglieder-Wachstum, mehr Arbeitskreise und -Gruppen, immer größere Veranstaltungen mit mehr Teilnehmern wuchs der Arbeitsaufwand enorm. Allein, was die Reisekostenabrechnungen für unsere Mitarbeiter, Vorstände und Funktionsträger anbelangt sowie unser Controlling. Deshalb war es erforderlich mehr Personal einzustellen und die Mitarbeiter auf den Verein und die GmbH aufzuteilen.


Welche Rolle spielt die fortschreitende Automatisierung/Digitalisierung für die Finanzbuchhaltung?


Eine sehr große – die Arbeitsabläufe haben sich stark verändert. Vieles ist jetzt elektronisch: Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Archivierung, Übermittlungen der UST-VA, der Kapitalertragssteuer, der Steuererklärung, der E-Bilanz. Die Arbeitsabläufe beschleunigen sich.


Was wäre wünschenswert aus Sicht der Finanzbuchhaltung, wo die Reise systemseitig hingeht?


Schön wäre, wenn wir noch weniger Papieraufwand hätten und irgendwann ganz auf ein Papierarchiv verzichten könnten. Wenn das Einlesen und Scannen aller Eingangsrechnungen und Belege ins Systeme automatisiert wäre. An sich sind viele Dinge noch wünschenswert: Eine Weiterentwicklung von Business by Design, die Möglichkeit Berichte noch besser und einfacher zu verfassen, Formulare noch einfacher erstellen zu können, bessere Schnittstellen. Auch eine Digitalisierung von Barkassenbuchungen und -berichte wäre schön.



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